ミーティングの高速化に必要なもの

 

 

 

グッドイブニング。まーしーです。

毎回15分以上ミーティングをする人は、ミーティングの進め方を見直した方が良いと思います。

 

◯ミーティングの目的

ミーティングの目的は、提案する側(先攻)が議題について意見を述べて、受ける側(後攻)が当該意見に対してレスポンスを発信し、双方のやり取りを経て最終的な落とし所を決めるというものです。この時に重視しなければならないのは、”早さ”であり、そのために必要なのは、双方の構成メンバーと、コンセンサスの完成度です。ここが曖昧だったり、中途半端だと、ミーティングがダラダラと長引いてしまいます。

 

◯長時間ミーティングの弊害

最終的な結論に辿り着くまで時間が長引くと、双方の疲労とストレスが溜まり、集中力とモチベーションが低下します。そうなると、参加者全員の「早く終わってほしい」というマインドが強くなってしまい、結論のクオリティよりもミーティングを終わらせることが優先されてしまいます。その結果、参加者全員が無意識のうちに”ミーティングを早く終わらせること”を共同作業として行っていくようになります。

また、長時間ミーティングによって、参加者は他の仕事に手が回らなくなり、俯瞰的に見た仕事の流れが遅れてしまいます。これによって、時間的なコストと、メンタル面へのダメージが増大し、参加者の全体的なパフォーマンスが崩れていくことになります。

こうした弊害を阻止するために必須なのが、双方の参加者の構成とコンセンサスの完成度の高さです。

 

◯ミーティングの高速化

参加者の構成は、議題に直接関わっている人のみにしましょう。間接的に関わっている人は、議題に対して十分に生の情報を得ていないため、余計な質問を投げかけてミーティングを長引かせる可能性があります。特に、後攻は受け身側なので、先攻からの提案に対して手短にレスポンスを行わなければなりません。そのため、より参加者の構成には気を付けるべきでしょう。できれば、幹部クラスの人は参加しない方が良いです。こうしたポジションは現場から最も遠い存在であるため、ミーティング遅延の原因になり得ます。

コンセンサスの完成度も重要です。先攻が議題に関する提案を投げかける際に十分なコンセンサスを得られていないと、提案に曖昧さが出てきてしまい、後攻のレスポンスが散弾的になって、議論が拗れてしまいます。また、コンセンサスの完成度が低いと、先攻側の参加者の多くが説明を行う事態となってしまい、スタートの段階で時間を食ってしまうことになりかねません。そのため、先攻側は十分なコンセンサスを得た上でミーティングを開催すべきでしょう。

 

あなたの職場のミーティングが毎回長引くのであれば、今すぐ以上の2点を考慮した上でミーティングの進め方を見直すべきです。

古いものを投げ捨てろ!【サタデー便】